PPWR: welke informatie vraag je nu op bij verpakkingsleveranciers?

De Packaging and Packaging Waste Regulation, PPWR, stelt nieuwe eisen aan verpakkingen en verpakkingsinformatie in de Europese Unie. Een deel van de technische uitwerking volgt nog. Toch kan een verpakkingsinkoper nu al beginnen met voorbereiden. Leveranciers beschikken vaak over gegevens die nodig zijn om verpakkingen te vergelijken, productspecificaties aan te vullen en toekomstige contractafspraken voor te bereiden.

De eerste stap is niet een nieuwe tender. Begin met een compleet en vergelijkbaar dossier per verpakking.

Algemene PPWR-kennis is nog geen inkoopdossier

Veel organisaties weten op hoofdlijnen dat de PPWR draait om minder verpakkingsafval, betere recyclebaarheid, inzet van recyclaat, hergebruik en duidelijkere etikettering. Voor inkoop is die kennis te algemeen. Per verpakking moet duidelijk zijn uit welke materialen deze bestaat, hoeveel materiaal wordt gebruikt en welke onderbouwing de leverancier kan leveren.

Dat overzicht ontbreekt vaak. Specificaties staan bij verschillende afdelingen, leveranciers hanteren andere definities en wijzigingen worden niet altijd centraal vastgelegd. Daardoor is niet duidelijk welke verpakkingen aandacht vragen of welke leverancier voldoende bewijs kan aanleveren.

Een vaste leveranciersuitvraag maakt antwoorden vergelijkbaar. Ze helpt ook om feiten te scheiden van claims die nog worden onderzocht of verder worden uitgewerkt.

Vraag eerst de technische basis op

Begin per artikelnummer of verpakkingsvariant met de gegevens die de verpakking technisch beschrijven:

• materiaalsoort of materiaalsoorten;
• opbouw van lagen, coatings, lijmen, inkten en barrières;
• totaalgewicht en gewicht per materiaalcomponent;
• afmetingen en functionele eisen;
• toepassing, waaronder direct of indirect voedselcontact;
• beschikbare productspecificaties, verklaringen en certificaten;
• datum, versie en eigenaar van de aangeleverde informatie.

Bij samengestelde verpakkingen is alleen de hoofdgrondstof niet voldoende. Een etiket, coating of lijmlaag kan invloed hebben op sortering en recycling. Vraag daarom hoe onderdelen van elkaar kunnen worden gescheiden en welke onderbouwing de leverancier daarvoor gebruikt.

Maak recyclebaarheid controleerbaar

Recyclebaar is geen bruikbare leveranciersclaim zonder toelichting. Vraag op basis van welke methode, ontwerprichtlijn of test de leverancier die uitspraak doet. Leg ook vast voor welke markt en afvalstroom de beoordeling geldt.

Dat is belangrijk omdat beoordelingscriteria en uitvoeringsregels nog verder worden ingevuld. Een leverancier kan dus niet volstaan met een algemeen duurzaamheidsstatement. Inkoop heeft versiebeheer en broninformatie nodig om een beoordeling later te kunnen actualiseren.

Voor kunststof verpakkingen is daarnaast relevant welk aandeel gerecycled materiaal wordt toegepast, hoe dat aandeel is vastgesteld en of productspecifieke beperkingen gelden. Bij voedselcontact kunnen veiligheid en technische prestaties aanvullende voorwaarden stellen. Betrek QA daarom voordat een alternatief als gelijkwaardig wordt beschouwd.

Verbind inkoop met QA, productontwikkeling en marketing

PPWR raakt meerdere afdelingen. Inkoop verzamelt leveranciersinformatie en contractvoorwaarden, maar kan de inhoud niet alleen beoordelen.

QA controleert onder meer voedselveiligheid, conformiteitsdocumenten en productspecificaties. Productontwikkeling beoordeelt of een ander materiaal of formaat invloed heeft op houdbaarheid, bescherming en verwerking. Marketing en communicatie moeten weten welke claims en consumenteninformatie op een verpakking mogen staan.

Spreek daarom vooraf af wie welk onderdeel goedkeurt. Anders vergelijkt inkoop prijzen terwijl technische of communicatieve eisen nog niet zijn vastgesteld. Dat leidt tot offertes die achteraf niet vergelijkbaar blijken.

Gebruik een vast format voor alle leveranciers

Een vaste uitvraag voorkomt dat leverancier A een datasheet stuurt, leverancier B een commerciële brochure en leverancier C alleen een verklaring per e-mail. Gebruik per verpakking dezelfde velden en vraag om bewijsstukken in een afgesproken formaat.

Een RFX-uitvraag kan helpen om vragen en antwoorden te structureren. De informatie kan vervolgens worden vastgelegd in het inkoopsysteem IDIL, waar leveranciersinformatie, productspecificaties, contracten en documentatie samenkomen. Zo ontstaat één centraal dossier per verpakking.

Leg in toekomstige contracten ook vast dat een leverancier wijzigingen in materiaal, samenstelling, gewicht of onderbouwing tijdig meldt. Zonder wijzigingsafspraak veroudert het dossier zodra een verpakking wordt aangepast.

Compacte PPWR-checklist voor leveranciers

Vraag per verpakking minimaal naar:

1. Welke materialen en componenten zijn gebruikt?
2. Wat is het totale gewicht en het gewicht per component?
3. Welke coatings, inkten, lijmen en barrières zijn aanwezig?
4. Is de verpakking bedoeld voor voedselcontact?
5. Welke technische specificaties en conformiteitsdocumenten zijn beschikbaar?
6. Hoe is de recyclebaarheid beoordeeld en op basis van welke methode?
7. Welk aandeel gerecycled materiaal is toegepast en hoe is dit vastgesteld?
8. Is de verpakking herbruikbaar of navulbaar, en waarop is die claim gebaseerd?
9. Welke etiketten, pictogrammen of sorteerinstructies worden gebruikt?
10. Welke onderdelen van de onderbouwing zijn nog in ontwikkeling?
11. Wie meldt toekomstige wijzigingen en binnen welke termijn?
12. Wat zijn de datum en versie van alle aangeleverde gegevens?

Begin met de verpakkingen met het grootste risico

Je hoeft niet ieder artikel tegelijk te onderzoeken. Start met verpakkingen die hoge volumes hebben, veel materiaal gebruiken, technisch complex zijn of directe invloed hebben op voedselveiligheid en houdbaarheid. Voeg daarna leveranciersinformatie, interne eisen en ontbrekende bewijsstukken samen in één overzicht.

Zo wordt PPWR geen los juridisch project. Het wordt een beheersbare inkoopopgave waarin leveranciers op dezelfde informatie worden beoordeeld en toekomstige keuzes beter zijn onderbouwd.

Wil je bestaande verpakkingsspecificaties en leveranciersinformatie langs één vaste PPWR-uitvraag leggen? Indusource helpt met het uitvragen, structureren en monitoren van jouw PPWR-documentatie.